Tunawasiliana na watu wengi ambao hatujaonana nao ana kwa ana, na kwa hivyo, ni muhimu kuhakikisha kwamba tunaacha hisia nzuri. Hapa kuna vidokezo muhimu vya mawasiliano bora kwa simu na jinsi ya kuvitumia ili kuwasiliana kwa njia ya heshima na yenye ufanisi.
1. Jitambulishe
Unapopokea simu au unapopiga, ni vizuri kujitambulisha kwa aliyekupigia au unayempigia. Hii inaonyesha heshima na inamwezesha mzungumzaji kujua ni nani anayezungumza naye, jambo ambalo hujenga mazingira ya kuaminiana. Kwa mfano, badala ya kusema tu “Hello,” unaweza kusema “Hello, naitwa Simon, nazungumza na nani tafadhali?”
2. Ikiwa simu haijapokelewa, subiri kabla ya kupiga tena
Unapopiga simu na haipokelewi, ni vizuri kusubiri kwa dakika kadhaa kabla ya kujaribu tena. Unayempigia anaweza kuwa katika shughuli fulani au kwenye mkutano. Kumpigia mtu simu mfululizo kunaweza kumkasirisha au kumkatisha tamaa. Ni vyema pia kutuma ujumbe mfupi ukiwa na maelezo ya maudhui ya simu, ili mzungumzaji aweze kukurudia kwa wakati wake.
3. Tambua wakati sahihi wa kupiga simu
Usimpigie mtu wakati wa mapumziko ya usiku au mapema sana asubuhi. Angalia muda wa kupiga simu ili usivuruge ratiba ya mtu mwingine.
4. Jibu simu haraka
Simu ikilia, ni vizuri kuipokea ndani ya milio mitatu ya kwanza. Kuchukua muda mrefu kujibu simu kunaweza kumpa hisia aliyepiga kwamba unampuuza au hujali. Hii ni muhimu sana unapokuwa katika mazingira ya kiofisi au unapoendelea na shughuli za kibiashara.
5. Epuka kutumia spika bila sababu
Kama inabidi utumie spika, hakikisha kwamba unamuuliza unayezungumza naye kwanza. Mara nyingi, kutumia spika bila kumjulisha anayezungumza naye kunaweza kumfanya ajisikie kutokuwa huru, hasa kama anadhani watu wengine wanaweza kusikia mazungumzo yenu.
6. Epuka kufanya mambo mengi kwa wakati mmoja
Wakati mwingine unaweza kupata majaribu ya kufanya shughuli zingine unapozungumza kwa simu, lakini hii inaweza kupunguza ufanisi wa mawasiliano na kumfanya aliyepiga ahisi kutothaminiwa. Acha shughuli nyingine ili uweke akili yako yote kwenye mazungumzo ya simu.
7. Usiingilie mazungumzo
Mruhusu mwenzako amalize kusema kabla ya kujibu. Kusikiliza kwa makini bila kuingilia kati kunaonyesha heshima na kuwezesha kuelewa vizuri zaidi.
8. Tabasamu hata kama hauonekani
Tabasamu linaweza kusikika katika sauti yako, na linaweza kuboresha mawasiliano. Hata kama upande wa pili hawezi kukuona, tabasamu linaweza kumfanya mzungumzaji ahisi kwamba unamjali na uko tayari kumsikiliza. Mazungumzo yanapoambatana na tabasamu, yanakuwa na hisia nzuri zaidi.
9. Tumia lugha ya heshima
Mawasiliano mazuri yanahitaji lugha yenye heshima. Epuka maneno ya kutojali au yaliyokosa heshima na badala yake tumia lugha ya kirafiki na yenye staha. Maneno kama “tafadhali,” “samahani,” na “asante” yanaweza kuonekana kuwa madogo, lakini yanaongeza heshima kwenye mazungumzo na kumfanya mzungumzaji ahisi kuthaminiwa.
10. Maliza mazungumzo kwa njia inayofaa
Mazungumzo yoyote ya simu yanapaswa kumalizika kwa njia nzuri na yenye heshima. Mwisho mzuri unaweza kuwa ni kusema “Asante kwa muda wako” au “Nashukuru kwa mazungumzo yetu.” Hii inampa mzungumzaji hisia nzuri na anaweza kuwa tayari kwa mazungumzo yajayo na wewe.
